Resumen Capítulo 7: Parte II

6.- Enfoque de Sistemas
Muchos científicos han tratado de establecer las normas a seguir en la resolución de los problemas y cómo incorporar la computadora para que esta pueda ayudar a los gerentes en la resolución de los problemas, llegando a lo siguiente: establecieron una serie de pasos para asegurar que se entienda el problema, luego que se consideren alternativas y finalmente cerciorarse que la solución escogida funcione.
Veamos detalladamente cada paso a seguir para resolver problemas agrupados en tres fases:

6.1.-Trabajos de Preparación:

• Paso 1: Ver la compañía como un subsistema; Esto se logra con la ayuda del modelo general de sistemas. Es necesario entender como se ajusta la compañía a un modelo.


• Paso 2: Reconocer el sistema ambiental; La relación de la compañía con su entorno también es importante. Los ocho elementos del entorno (proveedores, clientes, gobierno, etc.) que vimos con anterioridad, ayudan efectivamente a ubicar la compañía como un sistema en su entorno.


• Paso 3: Identificar los subsistemas de la compañía; Los subsistemas principales de la compañía pueden asumir distintas formas. Los más difíciles para ver son las áreas funcionales, ya que cada una de estas puede verse como sistemas individuales. En este paso también se pueden considerar los niveles gerenciales como subsistemas, donde la alta gerencia toma las decisiones y las filtra hacia abajo en la organización. El gerente también puede usar los flujos de recursos como criterio para dividir los subsistemas. Lo importante es que logre ver y comprender los subsistemas de la organización. (ver la figura a continuación)

6.2.-Trabajos de Definición:
Estos trabajos consisten primero, en tomar conciencia de que existe un problema o esta a punto de existir (identificación del problema), y segundo, aprender lo suficiente acerca de el para buscar una solución (compresión del problema). Estos trabajos reciben el estimulo de una señal de retroalimentación que indica que las cosas están mejorando o empeorando respecto a lo planeado. El gerente y su analista están encargados de identificar el problema. El trabajo de definición consta de dos pasos: proceder del nivel de sistema al nivel de subsistema, y analizar las partes del sistema en cierto orden.

• Paso 4: Proceder del nivel de sistema al nivel de subsistema; Cuando el gerente trata de entender el problema, inicia su análisis con el sistema por el cual es responsable. El sistema puede ser la compañía o una de sus unidades. De allí que el análisis proceda por jerarquía o por niveles. Primero el gerente analiza la posición del sistema en relación con su entorno ¿El sistema esta en equilibrio con su entorno? ¿Los recursos están fluyendo entre el sistema y su entorno? Luego, analiza el sistema en términos de subsistema, ¿Todos los subsistemas están dirigidos a alcanzar los objetivos? La idea de todo este análisis es identificar en que nivel esta la causa del problema.


• Paso 5: Analizar las partes del subsistema en cierto orden; En el estudio de cada nivel del sistema, el gerente analiza los elementos del sistema en secuencia. Dándole prioridad a cada elemento en el proceso de resolución de problemas.
  - Elemento 1: Evaluar estándares
  - Elemento 2: Comparar las salidas del sistema con los estándares
  - Elemento 3: Evaluar la gerencia
  - Elemento 4: Evaluar el procesador de información
  - Elemento 5: Evaluar las entradas y los recursos de entrada
  - Elemento 6: Evaluar los procesos de transformación
  -Elemento 7: Evaluar los recursos de salida. (ver el esquema que se muestra a continuación)

• Paso 6: Identificar soluciones alternativas; el gerente identifica varias formas de resolver el mismo problemas. Esto es más fácil si el gerente es experimentado y puede aplicar soluciones que han funcionado en el pasado. Pocas veces el gerente trata de resolver solo un problema, generalmente trata de conseguir ayuda en otros, una buena técnica aunque informal es la lluvia de ideas, donde se presentan varias opciones para su evaluación y escogencia.
• Paso 7: Evaluar las soluciones alternativas; todas las alternativas deben evaluarse empleando los mismos criterios de evaluación. Aunque los criterios de evaluación revelan varios caminos para resolver el problema, la medida fundamental es el grado en que una alternativa faculta al sistema para alcanzar sus objetivos.
• Paso 8: Seleccionar la mejor solución; Luego de evaluar las alternativas, es necesario seleccionar la mejor. Henry Mintzberg identificó tres caminos a seguir para los gerentes:
  - Análisis: una evaluación sistemática de opciones, considerando sus consecuencias.
  - Juicio: el proceso mental de un solo gerente.
  - Negociación: negociaciones entre varios gerentes.
• Paso 9: Implementar la solución; El problema no se resuelve solo con seleccionar la mejor solución, es necesario que se implemente esa solución.
• Paso 10: Efectuar seguimiento para asegurarse de que la solución sea eficaz; El gerente debe mantenerse al tanto de la situación para cerciorarse de que la solución logre el desempeño deseado. Si la solución no cumple con las expectativas, será necesario retroceder sobre los pasos de resolución del problema para determinar que fallo. Luego se hará un nuevo intento. Este proceso se puede repetir varias veces hasta que el problema quede resuelto.